電子メールは生き残る

2015/2/2作成

これから書くのは主に仕事についての話です。私用については基本的に当てはまりません。

さて仕事におけるコミュニケーションツールとしては、第一に電子メールが挙げられるとは思います。でも電子メールって不便な点も多いですよね。宛先はccに列記しないといけないから書き忘れたり余計な人に送ってしまってトラブルになったり。この点はメーリングリストを作成することで改善は出来ますけど。

他にも、電子メール自体でテーマ管理が出来ないから個々人がフォルダ分けして自動振り分け設定したりしないといけなかったり、状態管理が出来ないから、どの件が進行中でどの件が完了したかも全部個々人がフォルダとかラベルとかで管理しないといけない。

電子メールはいろいろ不便ですから、それを改善する為のツールというのももちろんあるわけです。グループウェアとかが代表的でしょうか。グループウェアで掲示板を作成すれば、宛先管理は掲示板の閲覧権限設定を一回行えばそれで間違いがありません。振り分けも掲示板で一括に行えますから個々人が行う必要はなくなりますし、振り分けルールが人によって異なることによるトラブルなんてのもなくなります。掲示板に状態管理機能があれば、完了した件については非表示にして情報整理も出来ます。

では電子メールを廃止してグループウェアを導入すればすべて解決かというと、一概にはそうとも言えない。一つの会社の中であればグループウェアでコミュニケーションツールを統一してしまうことは可能でしょう。でも仕事は社内だけで動いているわけではない。取引先の人ともコミュニケーションを取らないといけない。ではグループウェアに取引先の人も招待して参加してもらえばいいんだということではあるのですが、それも問題があって、取引先にとって取引があるのは自社だけではないということです。取引がある会社の全てがそれぞれにグループウェアを導入したとしたら、その全部に参加しないといけない。それぞれのグループウェアの中では情報は整理されているけれど、参加しているグループウェアの数が膨大になったらとても管理しきれないことになるでしょう。

では社内のコミュニケーションはグループウェアで行って、社外とは電子メールというのは折衷案としてはそれなりに優れていて実際にそうしている企業もたくさんあるとは思います。でも、社内と社外で別のツールを使わないといけないのはやっぱり不便ですよねぇ。

改善案としては、グループウェアが統一プロトコルを持っていて相互に通信しあえるようになればかなりいいんじゃないかなと思うんですね。仕組みとしては、ネットニュースに近しいといいますか、そのまんまネットニュースのような気もしますけど。もちろんネットニュースでは保持する情報が不足しますので、いろいろと拡張しないといけませんけれど。

ということで、ネットニュース拡張のようなツールが登場するまでは、当面は電子メールがコミュニケーションツールの主役である時代が続くのかなと思った次第。別にそれが悪いとか言っているわけではありません。


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